برداشتن مسواك و حوله و مدارك شناسایی در هر سفری لازم است اما تنها با این سه قلم وسیله نمی شود به یك سفر كاری رفت. همان طور كه پوشیدن لباس رسمی و به همراه بردن یك چمدان بزرگ برای یك سفر ماجراجویانه مثل غار نوردی كار عاقلانه ای نیست، رفتن به سفر كاری هم برای خودش لوازمی دارد. رعایت این نكته ها به شما یاد می دهد كه چطور قبل از رفتن به سفر آماده بشوید تا هم در انجام ماموریتتان موفق باشید و هم در نبود شما خانواده و همكارانتان با مشكلی مواجه نشوند:
قبل از این‌كه عازم شوید
1- كارهایتان را در مبدأ سر و سامان دهید؛ قرارهایتان را نهایی كنید، مداركی را كه احتیاج دارید مرتب كنید، از رزرو قطعی محل اقامت‌تان مطمئن باشید؛ اگر لازم است كاری را به كسی بسپارید این كار را بكنید كه هم وقفه‌ای در انجام كارها رخ ندهد و هم وقتی به دفتر خودتان برمی‌گردید با كوهی از كارهای انجام‌نشده مواجه نشوید. حتماً یكی از همكاران و یا اعضای فامیل را (كه می بایست صد در صد مورد اطمینان شما باشند) در جریان حساب‌های مالی خود قرار دهید.
2- با این‌كه خانواده شما از موفقیت‌تان خوشحال خواهند شد ولی یادتان باشد آن‌ها دوست دارند شما را در كنارشان داشته باشند. اگر سفرهای كاری شما زیاد است، مطمئن باشید كه وقت كافی برای بودن كنار آن‌ها دارید؛ اگر فرزند دارید باید بیشتر به او توجه كنید.
3- مدارك مهم كاری را كه باید همراه داشته باشید، لازم نیست حتماً چند تا كپی كاغذی بگیرید و كیف دستی‌تان را سنگین كنید؛ می‌توانید همه را روی یكFlash Memory كوچك ذخیره كنید؛ اگر به پرینت كاغذی نیازی بود به هر حال همه‌جا یك دستگاه كپی هست.
4- نسبت به تعطیلات كاری مقصد آگاهی داشته باشید. این اطلاعات را می‌توانید از افرادی كه با آن‌ها در كشور مقصد كار می‌كنید، بگیرید.
5- یك ابزارهایی را خوب است كه همراه داشته باشید، مثل Hard Disk برای ذخیره‌ی اسناد و مداركی كه قرار است جابه‌جا كنید؛ Flash Memory هم در حجم كوچك‌تر همان كار هارددیسك‌ها را برایتان انجام می‌دهد؛ شارژر وسایل الكترونیكی؛ باتری اضافه برای موبایل یا وسایل الكترونیكی دیگری كه همراه دارید.
وقت بسیار زیادی در فرودگاه‌ها صرف منتظر شدن جهت دریافت چمدان از قسمت بار می‌شود. بنابراین اگر سفر كاری زیاد می‌روید در صورت امكان از ساك‌های چرخ‌دار (TROLLEY) با سایز مناسب جهت بردن با خود به داخل هواپیما استفاده كنید. استاندارد سایز این ساك‌ها معمولاً در وبسایت‌ها و دفاتر شركت هواپیمائی شرح داده شده است.
6- به غیر از ابزار الكترونیكی، توی كیف‌تان دستمال كاغذی و چسب زخم حتماً بگذارید. اگر چه وقتی سفر كاری می‌روید، زیاد جنب و جوش ندارید و احتمال این‌كه آسیب ببینید تقریباً صفر در صد است ولی به هر حال گاهی كاغذ هم دست را می‌خراشد!
7- خوب است یك لیست از برنامه‌هایی كه قرار است در كشور مقصد داشته باشید، تهیه كنید. اصطلاحاً به آن چك‌لیست می‌گویند. چك‌لیست به شما كمك می‌كند كارهایتان را به ترتیب دنبال كنید و چیزی هم از قلم نیفتد؛ این باعث می‌شود ذهن آرام‌تری داشته باشید.
8- وقتی به قصد كار سفر می‌كنید، استرس بیشتری دارید. قرار نیست بروید چند روزی را خوش بگذرانید و برگردید، ممكن است تمام حرفه و شغل‌تان به این سفر وابسته باشد. سعی كنید با تمركز ذهنی و مرتب نگه‌داشتن همه چیز، مراقب اعصاب‌تان باشید. هر چه استرس‌تان كم‌تر باشد، راحت‌تر می‌توانید اوضاع را كنترل كنید و اتفاقات را آن‌طور كه می‌خواهید پیش ببرید.
9- از اختلاف زمانی خودتان با كشور مقصد آگاهی داشته باشید. سعی كنید یكی دو روز قبل از سفر، خوابتان را با ساعت مقصد مرتب كنید كه خیلی با مشكل كم‌خوابی و خستگی مواجه نشوید. از توی هواپیما ساعت‌تان را به وقت محلی مقصد تنظیم كنید، هر چه زودتر به شرایط محلی مقصد عادت كنید، سفر راحت‌تری خواهید داشت.
10- سعی كنید پروازهای مستقیم را انتخاب كنید؛ چون معطل‌شدن توی فرودگاه بعضی وقت‌ها سخت‌تر و خسته‌كننده‌تر از پرواز طولانی‌مدت است. به هر حال كه باید این راه را بروید، این‌طوری با پرواز مستقیم پول كم‌تری هم می‌پردازید.
پس از رسیدن به مقصد
11- بهتر است ساعت پروازی را انتخاب كنید كه مطمئن باشید شب به مقصد نمی‌رسید. در روشنی روز، امكان بیشتری برای دیدن خیابان‌ها و پیداكردن آدرس دارید. گاهی وقت‌ها تاكسی هم در شب سخت‌تر پیدا می‌كنید. به هیچ‌وجه سوار ماشین‌هایی كه آرم Taxi ندارند، نشوید. شاید هزینه‌ی كم‌تری پرداخت كنید ولی احتمال این‌كه مورد سرقت قرار بگیرید یا هر اتفاق ناگوار دیگری، كم نیست.
12- اگر از وضع خیابان‌ها و ترافیك آن شهر اطلاع زیادی ندارید، سعی كنید نزدیك به جاهایی كه كار دارید و قرار است بیشتر رفت و آمد كنید، هتل بگیرید. علاوه بر این‌كه در هزینه‌ی حمل و نقل‌تان صرفه‌جویی كرده‌اید، استرس دیر رسیدن به قرارهایتان را هم نخواهید داشت.
13- اگر سفر كاری زیاد می‌روید، بهتر است عادت بیدار شدن با ساعت زنگ‌دار اتاق خوابتان را فراموش كنید. خودتان را با زنگ ساعت موبایلتان برای بیدارشدن یا هشدار زمان‌های خاص وفق دهید.
14- شما قرار است با مردم این كشور كار كنید و داد و ستد داشته باشید، پس باید بیشتر مواظب رعایت قوانین و احترام به شخصیت‌های مهم سرزمین میزبان‌تان باشید.
15- ممكن است به خاطر اختلاف زمان و یا فشار زیاد كارهایتان، نتوانید در وقت معینی غذا بخورید؛ بد نیست یكی دو تا شكلات همراهتان باشد. شكلات هم استرس شما را كاهش می‌دهد و هم می‌تواند كمی بیشتر جلوی گرسنه شدنتان را بگیرد.
16- اگر رژیم غذایی خاصی دارید، حتماً به انتخاب غذاهایی كه می‌خورید دقت كنید. میوه و سبزیجات را فراموش نكنید. ورزش‌كردن كمك می‌كند بدن شما خیلی راحت با شرایط آب‌وهوایی و زمان‌های استراحت متفاوت كنار بیاید؛ با ورزش و غذای مناسب مراقب سلامتی خود باشید. این همه راه را برای انجام كارهای مهم آمده‌اید و بدترین چیز این است كه توی این موقعیت مریض شوید.
17- وقتی سفر كاری می‌روید، تمام روز را به احتمال زیاد گرفتارید و برای این كه كمی هم خوش بگذرانید ممكن است تفریحات شبانه را انتخاب كنید. بهتر است مراقب خواب و سلامت‌تان باشید؛
18- با افرادی كه كار می‌كنید، رابطه‌ی جدی و حرفه‌ای برقرار كنید؛ برای اعتبار شغلی شما مناسب نیست كه از آن‌ها سوال كنید كجا بهتر است غذا بخورید یا كجاها بیشتر بهتان خوش می‌گذرد؛ برای جواب این‌طور سوالات قسمت اطلاعات هتل هم می‌تواند جواب‌های خوبی به شما بدهد.
19- احتمالاً زمان زیادی نداشتید كه توی بازارها بچرخید و سوغاتی بخرید. این‌جور مواقع بد نیست سری به فروشگاه‌های دور و بر هتل یا داخل فرودگاه بزنید. شاید گزینه‌های زیادی برای انتخاب نداشته باشید ولی بهتر از این است كه با دست خالی برگردید؛ سعی كنید نبودنتان را یك‌جوری جبران كنید.
20- وقتی برمی‌گردید احتمالاً باز هم با مشكل اختلاف زمان و خستگی راه مواجه هستید، كمی به خودتان زمان بدهید و بعد با انرژی بیشتر و ذهن منظم‌تر به حساب كارها برسید.
